blog.biedenkapp.it

Vor wenigen Tagen bin ich über eine Funktion in Microsoft Office Word gestolpert, die mir meinen Arbeitsalltag wesentlich erleichtert hat: Die Kommentarfunktion. Bevor ich diese Funktion kannte habe ich häufig sinnlose Minuten damit verbracht meinem Gegenüber am Telefon zu erklären, welcher Teil eines Dokuments mir unklar war oder wo ich Änderungswünsche hatte. Missverständnisse und Verwirrung waren oft das Resultat von solchen Telefonaten, was dann unweigerlich weitere Telefonate nach sich zog. Mein dringender Wunsch damals: Eine Funktion in Word, mit der ich direkt im Dokument Markierungen vornehmen kann und diese mit Kommentaren ergänzen kann, damit hundertprozentig klar ist, welche Passage ich meine und wie diese weiter zu bearbeiten ist. Was ich nicht wusste: Bill Gates hatte meinen Wunsch schon längst wahr gemacht

Die Kommentarfunktion wird wie folgt eingesetzt:

1. Markieren Sie die entsprechende Textstelle
2. Wählen Sie aus dem Menü “Einfügen” den Punkt “Kommentar” aus.
3. Es öffnet sich eine Sprechblase rechts neben dem Text, die über eine gestrichelte Linie mit dem markierten Text verbunden ist.
4. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Sprechblase und schreiben Sie dann Ihren gewünschten Kommentartext.
5. Wenn Sie die Sprechblasen ausblenden wollen, so wählen Sie im Menü “Ansicht” den Punkt “Markup”

Besonders interessant finde ich in diesem Zusammenhang die Möglichkeit auf einen Kommentar mit einem weiteren Kommentar zu antworten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Sprechblase mit dem Kommentar, den Sie beantworten möchten.
2. Wählen Sie aus dem Menü “Einfügen” den Punkt “Kommentar” aus.
3. Es öffnet sich eine neue leere Sprechblase, in die Sie auf den Kommentar antworten können. Der Verlauf der Antwort wird in der Sprechblase durch die Initialen der Autoren angezeigt.

Diese Funktion kann natürlich nicht die Funktionalität eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems ersetzen. Sie hilft aber gerade kleinen Unternehmen, in denen ein ECM (Enterprise Content Management System) nicht zur Verfügung steht mit den Bordmitteln von Microsoft Office Word gemeinsam an einem Word-Dokument zu arbeiten.

Diesen Artikel bewerten: